入职登记表中的法律风险管理

  发布时间：2014/10/22 9:15:48 点击数：

导读:入职登记表中的法律风险管理表面上看，《求职登记表》(《入职登记表》)所记载的无非是求职者(员工)的基本信息，但是正是这上面记载的各种信息作为用人单位的企业却大有文章可做;可以为日常管理员工以及日后可能发生的…

入职登记表中的法律风险管理
表面上看，《求职登记表》(《入职登记表》)所记载的无非是求职者(员工)的基本信息，但是正是这上面记载的各种信息作为用人单位的企业却大有文章可做;可以为日常管理员工以及日后可能发生的劳动争议纠纷的解决提供相对优势地位。
办理入职手续将有利于确定劳动关系建立时间。同时，在实践中，入职手续的办理还具有重大的现实意义。人力资源管理实践中，在双方发生纠纷时，往往发生用人单位无法送达处罚通知、解除劳动合同通知等法律文件的情形，导致劳动者事后以用人单位没有送达处罚通知、解除劳动合同通知为由主张用人单位非法解除劳动合同从而要求支付非法解除劳动合同赔偿金，或者不承认双方劳动合同已经解除，要求返还用人单位上班的情形。在此情形下，用人单位往往因为无法举证而非常被动。实际上，这些可以通过科学设计入职登记表来避免。
入职登记表内容设计应当全面、严谨，例如必须要求填写该劳动者和紧急联系人的通讯地址、电子邮箱、手机等信息，并注明发生变动的，必须在三日之日告知单位，否则，导致单位的法律文件无法送达本人的，视为送达。另外，如果在入职登记表中注明了劳动者的工作岗位、薪酬和劳动合同期限，即使书面劳动合同万一不幸遗失，该入职登记表只要经过劳动者的签名确认，在司法实践中，有些地方的劳动人事争议仲裁委员会、法院会会据此认定双方已经签订了书面劳动合同，从而免去承担支付未签订劳动合同的双倍工资的法律责任。再次，入职登记表还可以补强劳动者信息披露的不足。所以，入职登记表的设计应当完整科学。用人单位应当充分利用好。
(一)劳动合同签收备案表/公示表能否确认为签订过劳动合同?
司法实践中，劳动合同签收备案表/公示表中注明的劳动合同期限明确的，如无相反证据，应认可签订了劳动合同。可见设计劳动合同签收备案表的重要性!
(二)入职登记表能否确认为双方签订过劳动合同?
有些地方的司法实践中，入职登记表中如工作岗位、工资、劳动合同期限等清楚可认的，会据此认定为已签订劳动合同，可见科学设计入职登记表的重要性!当然，有些地方不认可这样做法。但是不管怎么样，入职登记表不能代替劳动合同。因为员工入职登记表只是劳动者在向用人单位求职后，用人单位同意录用后在其入职时所使用的登记表，属于员工档案的一部分，员工入职登记表是劳动者单方登记的，用人单位未在该登记表上签字盖章，且只有一份，其内容也往往不具备劳动合同中必须约定的九项内容，双方权利、义务约定不明确，因此，员工入职登记表与劳动合同并非同一概念，不能理解其性质视为劳动合同，劳动合同的订立、形式、内容等方面都必须具备法律规定的程序及要件。但是如果在入职登记表中设定一栏注明劳动者已经签收劳动合同并且入职登记表中工作岗位、工资、劳动合同期限等内容清楚明确，可以作为用人单位和劳动者已经签订书面劳动合同的证据。